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事例・レポート

事例

経費精算クラウドConcurのBPOサービス「eExpense」の導入で統合経費管理を実現

株式会社インターネットイニシアティブ(IIJ) 様

会社名
株式会社インターネットイニシアティブ
所在地
東京都千代田区富士見2-10-2 飯田橋グラン・ブルーム
設立
1992年12月3日
従業員数
3,110名(連結 2016年6月30日現在)
URL
www.iij.ad.jp/

「Concur」を使ったBPOサービス導入で経理業務を効率化

1992年12月、国内初のインターネット接続事業者として創業して以降、SIサービスやWANサービスなど、事業領域を拡大してきた株式会社インターネットイニシアティブ。クラウド、モバイル、セキュリティ、配信に加え、海外事業にも力を入れている。同社はこの度、従業員の経費精算の作業負荷軽減を目的に、業務特化型の経費管理サービス「eExpense」を導入。領収書の電子化も見据えた上で、経費管理業務の効率化を実現させた。

株式会社インターネットイニシアティブ 管理本部 事業基盤システム部長 田畑 広志氏

株式会社インターネットイニシアティブ
管理本部
事業基盤システム部長
田畑 広志氏

株式会社インターネットイニシアティブ 経理部 飯間 智美氏

株式会社インターネットイニシアティブ
経理部
飯間 智美氏

株式会社インターネットイニシアティブ 経理部 山下 創一郎氏

株式会社インターネットイニシアティブ
経理部
山下 創一郎氏

導入背景

経費精算に要する時間が非効率

「eExpense」導入の経緯について、同社 管理本部 事業基盤システム部長の田畑 広志氏は「立替経費の精算に掛かる営業社員の負担が大きな課題になっていました」と振り返る。SaaSサービスの立替精算を行っている取引先を訪れていた営業社員が、自社に取り入れられないかと自身で発議したことがきっかけだったという。業界スタンダードのSaaSサービスを使えば、新機種のスマートフォンへの対応も早く、ユーザーの要望を取り入れてブラッシュアップしていることから業務の完成度は高い。業界スタンダードに準じた方が、費用もサービスも高いレベルで利用できる。

他のSaaSサービスも検討したが、海外拠点での事業拡大を図る同社にとって、世界市場でのリーディングカンパニーであるConcurはとても魅力的だった。ところが、「会計データやマスターデータを連携するには未知の部分が多く、一部英語のドキュメントを自分たちで読み込まなければならない点が不安でした」(田畑氏)。CTCが選ばれたのは、海外サービスの導入であっても日本の商習慣やシステム導入アプローチを取り入れ、プロジェクトチームも安心して臨める対応が評価されたからだった。

同社では、「eExpense」導入に当たって、3つのハードルを越えなければならなかった。1つ目は、費用対効果を分析すること。Concur社は費用対効果を計算するテンプレートが豊富だった。そのテンプレートをアレンジし、費用対効果を数値化した。

2つ目は、セキュリティ面をチェックすること。外部に業務システムを預けるには、強固なセキュリティレベルが確保されていることが必須だった。田畑氏は「Concur社から役員クラスの方にお越しいただき、認証面の安全性と技術的なセキュリティに関して十分な説明資料もいただき、社内のオーソライズを得ることができました」と語る。

3つ目は、本社のみの導入ではなく、グループ会社や海外拠点への展開も見据えての導入だったこと。グループ会社であるIIJグローバルソリューションズの立替経費精算についても、今回のプロジェクトで同時に置き換える必要があり、「これらの3つのハードルを上手く調整でき、プロジェクト発足時からは一気に検証していくだけでした」(田畑氏)。

課題と効果

課題と効果

システム概要

経費入力段階で監査ルールをチェック

「eExpense」は、Concurのサービスを包含した上で、さらに会計データの連携、組織・ユーザー・承認者などマスター類の連携をカバーしている。経理部 飯間 智美氏は「経費入力・申請段階で監査ルールのチェックができ、差し戻しなどの業務負荷は大幅に減りました。また、海外出張が増えている中で、外貨での入力や精算ができるなど、外貨にも対応しているのは魅力的です」と語り、同じく経理部 山下 創一郎氏は「今までは精算書の原本を回付し、確認・捺印するというアナログな作業をしていましたが、領収書を電子化することで一連の作業負担を軽減できました」と述べた。

そして、新たなサービスによって加わったのが、路線経路検索機能。予めマルチ言語環境も対応している。標準の帳票をはじめBIツール(経費分析ツール)が豊富で、各部署内でチェックできるのもポイントの一つ。

システム概要図

システム概要図

導入効果

出先や休日でもモバイルで上長承認

山下氏は「Concurを導入するメリットは、モバイルが使えることです。今まで上長の承認は原紙の回付でしたが、出先や休日でもモバイルで承認可能なので、承認作業が楽になりました。さらに、ConcurはSSAE16を取得していて、一定以上の内部統制の有効性が保証されているため、IIJが会計監査を受ける際にも報告書を準用できるなど、監査対応の観点でも非常に助かりました」とConcurを評価。飯間氏は「今後、交通系ICカードリーダーを導入できれば、申請者のメリットとして、より高い効果が出てくるでしょう」と予測した。

今後の展望

さらなる効率化の実現

これまでのシステムでは、経費種別単位で精算を行っていたが、「eExpense」の導入を機に月単位での精算に変えた。そのため、交通費・出張費・購入費など経費種別が混在している経費レポートとなっている。レポートを見やすくするアプローチを今後の課題とし、表示方法・入力項目等をさらに改善していく。また、交通系ICカードリーダーを導入することで、エントリーレスでの経費作成を可能とし、従業員の負荷を軽減していきたい。加えて、領収書の原本保存の廃止に取り組み、管理コスト削減とさらなる効率化の実現を目指す。

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