文書は組織が活動を行うために必要不可欠なものであり、組織内のあらゆる業務において紙や電子ファイルをとりまぜて日々作成、活用、保管されています。
しかし文書をどのように管理し、どのように活用・保管することがもっとも有効か？ということについては、十分な検討も対応もされず、多くの場合、問題を抱えたまま常態化しています。
例えば．．．
- 増え続ける紙の文書を保管するために、貴重なオフィスのスペースや外部の倉庫などにコストをかけている
- 監査のために必要な文書がすぐに見つけられない
- 同じような資料を作る機会があっても、過去のものを流用したりできず毎回作り直しをしている
- どれが最新の文書がわからず、古い情報に基づいて業務を実施し、問題が起きてしまった
- 会議資料として、膨大な紙を用意する側、受け取る側双方が無駄を感じている
といったことが長年放置され、膨大なコストや時間の浪費が起きています。
これらを解決するには、紙文書のままでは限界があり、また紙文書であること自体が問題やリスクの原因となっていることもあります。
ここで改めて、紙文書と電子文書の違いについて確認してみたいと思います。
図1．紙文書と電子文書の比較
紙文書から電子文書へ移行する主な理由としては、下記があります。
- 紙文書の保管スペースを削減（保管費用の削減）
- 検索によって探す時間を短縮（業務効率化）
これらは、パソコンが登場した時代から現在に至るまで、変わらず存在するものであり、誰でも理解しやすいものかと思います。
それでは、ペーパーレスだけではない、紙文書に対して電子文書とすること、そしてITの活用／文書管理システムの導入が必要な理由について確認していきたいと思います。
企業変革テーマへの対応
“働き方改革”、“オープンイノベーション”、“デジタルトランスフォーメーション”といった最近の企業の重要な取り組みにおいて、ビジネススピードの更なる加速、グローバルでのビジネス展開、仕事の難易度の高まりへの対応などを実現する為には、紙文書の存在は大きな阻害要因となっています。
例えば“働き方改革”では紙の存在が仕事をする場所の制約になる、“オープンイノベーション”で不可欠な情報共有の範囲の広がりや即時性の対応など、紙文書で対応することは不可能と言えます。
またAIなどの新しい技術によって、企業が持つ膨大な情報資産から新しい価値を生み出す可能性があっても、紙文書である限りは活用できる資産となり得ません。
コンプライアンス
近年、ステークホルダーとの信頼関係を築く為に、企業へ求められる使命として、コンプライアンスの遵守があります。内部統制、個人情報保護法、不正競争防止法、特許法など、コンプライアンス対応としてしっかりと責任をもって遵守する為には、文書の消失・改ざん防止、監査、また説明責任を果たす必要があります。必要なときに求められる文書をすぐに閲覧・開示できるようにする必要があるということです。
セキュリティ
PCやネットを介した不正アクセスやウィルス感染に対するセキリティ対策は、しっかりと対応しているようですが、多くの企業において紙文書の置き忘れなどヒューマンエラーについては、取り組みが徹底出来ていないのが現状です。しかし、紙文書の取り扱いほど漏洩リスクの高いものは無いのです。
- 紙で保管してある文書を誰が閲覧したか、誰が持ち出したかなどすべて記録を取っていますか？
- 会議や打合せの際に移動途中のちょっとした用事でうっかり紙文書の置忘れなどないですか？
- 重要な紙の書類の改ざんや消失、流出の防止は徹底できていると即答できますか？
文書の消失・改ざん防止、査証追跡など、電子文書で文書管理を行うことで解決できることは多いのです。
業務ごとの効率化
文書のライフサイクルは個人活動ではありません、企業全体や部署、それぞれの業務により組織的に管理されるものです。
- 営業部門における提案資料・見積資料・製品カタログなど多数の営業資料や契約文書
- 技術部門であれば研究や設計開発文書の作成や社内だけでなく社外との共有される文書
- 総務においては社内の情報を取りまとめて、法令に沿った作成・保管や官公庁へ提出を行う文書
- 人事であれば社員からの提出書類、経理であれば経費精算の証憑
これら各業務で発生する文書は単に保管するだけでなく、必要なときにすぐに必要なものを探して閲覧できること、セキュリティを保ちつつ共有すること、業務効率のために再利用できること、他のシステムのデータと関連づけて管理できることなどそれぞれに異なるニーズが存在し、紙のままではごく一部のニーズにしか対応できません。
以上のように紙文書によるリスクや管理・保管・活用のコスト、機会損失は組織のいたるところに散在し、埋没しているため、全体としてのリスク・損失が見えにくく気づかれなかったり軽視されがちですが、全体を見渡せば早急に対応すべきテーマであると言えます。
次章につづく！
