Docusign eSignature（ドキュサイン）
電子契約・文書合意のデジタル化

課題 2

文書承認の処理状況がわからない

SOLUTION

承認ステータス、ワークフローで処理状況を見える化

「郵送した書類はもう届いたかな？」
「承認の処理状況はどうなってる？」
紙の文書でやりとりする際のこのような不安はDocusign eSignatureで解消できます。Docusignは、承認フローを設定し、ダッシュボードでステータスを確認できるほか、自動でリマインダーを送信することもできます。

課題 4

紙の紛失や誤送付による情報の紛失・漏えいを防ぎたい

SOLUTION

書類のデータを暗号化、テンプレートで属人によるミスも防ぐ

紙の書類のやり取りには、人為的ミスによる情報の紛失や漏えいのリスクがつきまといます。Docusignは厳しいセキュリティ基準を満たしたシステムと、文書の暗号化で情報の安全を守るほか、テンプレート機能を活用して、変更の制限や受信者の指定など、属人によるミスを防ぐことも可能です。

課題 2

電子契約に関する自社の明確な基準ができていない。

Docusignが解決できるSOLUTION

標準化された電子契約ルールの策定から自社独自の規定まで柔軟対応

世界で使われるDocusignだから、機能に沿って標準的なフローが確立しやすいです

Docusignは、世界180カ国以上、約100万社（2024年4月時点）で利用される世界基準の電子契約システム。多くの企業で採用実績の豊富な ツールだからこそ、企業の法務部門で求められる電子契約の標準的な業務プロセスをスムーズに実現できる機能が 備わっています。
また標準化だけでなく、各社独自の業務フローに対応できる拡張性が高いことも特長です。例えば、電子契約にあたり、文書規定や職務権限を変更しなければならない場合、Docusignはワークフローや閲覧権限を細かに設定する機能が豊富なため、選択肢を狭めずに柔軟に規定をデザインすることができます。また、システムのインターフェースは多言語が選択でるため、海外との契約のやりとりが多い場合にも役立ちます。

課題 4

収入印紙にかかるコストや手間を省きたい。

Docusignが解決できるSOLUTION

電子契約が収入印紙にかかるコストを削減します

電子契約には収入印紙が不要、郵送コストも不要です

契約書を多く扱う企業ほど、課税文書に必要な収入印紙（印紙税）にかかるコストや、収入印紙を管理する工数は大きな負担となります。
国税庁は印紙税の対象となる課税文書を「紙の原本」と定義しており、電子契約では印紙税が不課税となっています（2020年6月現在）。そのため電子契約をすることで収入印紙（印紙税）にかかるコストも低減することができます。もちろん、紙の契約書を信書などで郵送するコストや工数も削減可能です。

課題 2

社内のシステムにある顧客情報を何度も入力する手間を省きたい。

Docusignが解決できるSOLUTION

salesforce連携に強いから、営業業務と相性がいい！

顧客データを何度も入力する手間・ミスが減らせます

Docusignは、営業支援ツールであるsalesforceとの連携に強く、salesforceに記録された顧客情報を入力なしで書面に反映したり、反対にDocusignを経由して入力された情報をsalesforceに取り込んだりすることが可能です。
顧客情報を何度も入力する手間を省けるほか、誤入力、誤送信も抑制することができます。

課題 4

承認状況の確認やリマインドで
承認フローをスピードアップしたい。

Docusignが解決できるSOLUTION

いそがしい営業部門で承認フローをスピーディに回す工夫ができます

ワークフロー機能、リマインド機能で承認フローをスピードアップできます

日々いそがしい営業の最前線では、承認しなければならない書面が途中で止まってしまったり、確認状況がわからなくなったりすることはよくあることではないでしょうか。
Docusignでは、文書が承認・署名プロセスのどの段階にあるかダッシュボードで簡単に確認することができます。また、自動リマインダーの送信、承認フローに設定した人へ指定の順序通りに署名依頼通知メールを送るなど、いそがしい営業の現場でもスムーズに文書の送信・承認ができる機能が備わっています。

課題 2

パート・アルバイト等の採用手続きをスピードアップしたい。

Docusignが解決できるSOLUTION

すばやい雇用手続きが優秀な人材の確保につながります

手続きのスピードアップで採用の質も高められます

人材不足が叫ばれる昨今、アルバイト・パート等で優秀な人材を必要な人数確保するには、スピード感をもって採用の決定を出すことが大切です。
Docusignなら、郵送の時間をかけずにすばやく採用通知・雇用契約の手続きを行うことができるほか、面接時にその場で承諾書類にサインをしてもらう等の運用も可能です。電子契約のスピーディさと、合意のログが残る確実性でパート・アルバイトの採用活動をより円滑に行うことができます。

課題 4

雇用契約書を一元的に管理したい。

Docusignが解決できるSOLUTION

保管・検索機能でバージョン管理も楽に

締結済みの契約書を一元的に管理可能です

従業員の多い企業ほど、雇用に関わる書面の管理は人事部門の業務プロセスに関わる重要な課題です。
Docusignを通して合意した雇用契約書は安全に保管され、検索機能を使って目的の書類を探し出したり、アクセスしたりすることが簡単にできます。
複数回の雇用契約更新がある場合などには、契約書のバージョン管理が求められますが、Docusignを活用することで合意した文書の保管・管理を正確に行うことができます。

課題 2

購買の社内承認フローに時間と手間がかかる。

Docusignが解決できるSOLUTION

直列フロー、並列フローなど思い通りの承認フロー設計が可能

社内承認のフローもDocusignでデジタル化が可能です

社内の購買に関する承認は、紙の書類やメールを通して行われることが一般的です。しかし、紙やメールのやりとりは、承認者がその場にいなければ承認することができなかったり、他の書類やメールに埋もれてしまったりと、手間と時間がかかります。
Docusignのワークフロー機能を活用すれば、直列フロー、並列フローなどの細かな設定で自社にあった承認フローが構築できるほか、ダッシュボードで承認状況を確認することもできます。社内承認が必要な手続きはDocusignから送ることをルール化することで、承認・管理の手間と時間を減らすことができます。

課題 4

海外取り引きのリードタイムを短縮したい。

Docusignが解決できるSOLUTION

世界180カ国以上で使われるグローバルスタンダード

海外との取り引きが多い企業にはメリットが多いです

海外企業と契約書や請求書をやり取りする際、国際郵便やEMS等で紙の原本を送るのは非常に時間がかかります。
近年、海外では紙の書面をやり取りするより、承認履歴等の電子的な証跡を残すことへの信頼が高まっており、電子契約は世界的なスタンダートになりつつあります。
Docusignは世界中の企業・約100万社（2024年4月時点）で利用されており、インターフェースの多言語化にも対応しています。海外企業に求められる電子契約の信頼性を満たすことができるため、海外との取り引きが多い企業にもマッチします。

課題 2

社内承認のための出社をなくしたい。

Docusignが解決できるSOLUTION

多彩なワークフロー機能で、自社に合った承認フローを構築

社内承認をデジタル化し、テレワークしやすい体制にします

在宅勤務やテレワークを行っていても、契約書の承認や社内文書の承認のために出社しなければならない状況では生産性は上がりません。また、契約書は複数の人の承認が必要な場合も多いため、紙の書類を確認するために、わざわざ順番に出社して印鑑を押す…などのプロセスも必要になります。
Docusignのワークフロー機能は、直列・並列フローなどの自社の組織に合った設定ができるほか、社外の人を承認プロセスに組み込むなど、詳細な設定が可能。また、承認の状況をダッシュボードから確認することもできます。場所と時間にとらわれず、文書の承認をスムーズに進められることはテレワークの生産性向上に大きく貢献します。

課題 4

既存の書類のフォーマットを活かしたい。

Docusignが解決できるSOLUTION

既存のフォーマットを活かして簡単にPDF化

これまでとフォーマットを変えずに電子承認が可能です

Docusignでは、WordやExcel等で作成されたファイルを取り込み、PDF化することができます。取り込んだPDFファイルに承認に必要な入力項目等を設定すれば、電子的に送信・承認できるため、社内承認に必要な書類のフォーマットをゼロか作成しなおす必要はありません。
また、既存の書類をそのまま変換できるため、これまでと書類の体裁が変わってしまい、従業員が混乱してしまう等の問題を防ぐこともできます。