配車表はエクセルでどう作る？メリットや限界を感じたときの解決法とは

配車表の役割

配車表は、車両・ドライバー・配送先・時間といった情報を一覧化し、関係者間で共有するための台帳です。例えば、1日の運行計画を一覧にすることで、「どの車がどのルートを担当しているのか」「どの時間帯にどの配送が入っているのか」をひと目で把握できるようになります。

こうした一覧性は、当日の運行をスムーズに回すだけでなく、遅延が発生した際の影響範囲の確認や、追加依頼をどの車に割り当てるかといった判断にも役立ちます。また、配車表を保存しておけば、どのルートにどれだけの頻度で配送しているか、どの車両・ドライバーがどのくらい稼働しているかといった実績の振り返りにも活用することが可能です。

エクセルの配車表のメリット

配車表をエクセルで作成・運用すると、複数のメリットがあります。代表的なメリットとしては、以下2点が挙げられます。

導入のしやすさとコスト

エクセルの配車表のメリットは、導入がしやすくコストも抑えられることです。

多くの企業では、すでにエクセルが業務用ソフトとして導入されているため、追加コストなしですぐに配車表を作り始めることができます。新たなシステムの選定や契約、社内展開に時間をかける必要がないため、「まずは配車情報を見える化したい」という段階には適した選択肢といえるでしょう。

また、インターネット上には無料でダウンロードできる配車表テンプレートも公開されています。こうしたテンプレートを活用すれば、ゼロからレイアウトを設計する手間を省きつつ、自社向けに必要な項目を追加するなど最低限の調整で運用をスタートできます。

カスタマイズの柔軟性

エクセルの配車表は、列や行の追加・削除、セルの色分けや条件付き書式など、レイアウトや見せ方を柔軟にカスタマイズできる点もメリットです。例えば、車両ごとに色を分けたり、遅延が発生している配送について色付きでハイライトしたりといった表現も簡単に実装できます。

さらに、運行形態の変化に合わせて項目を増減したり、新たなビジネスに合わせて欄を追加したりすることも容易です。システム開発を伴う改修と比べると、エクセルの配車表であれば現場の工夫で少しずつ改善することができます。

エクセルの配車表のデメリット

エクセル配車表には、複数のメリットがある一方で、運用を続けるうちに顕在化してくるデメリットもあります。ここでは、代表的な3つのデメリットを解説します。

手作業の負荷とミスのリスク

エクセルの配車表のデメリットは、手作業の負荷がかかる点や、手作業によるミスのリスクも高まる点です。

エクセルで配車表を管理する場合、配送依頼の追加や時間変更があるたびに、配車表のセルを手作業で更新する必要があります。配送先や便数が増えるほど、更新作業にかかる時間は長くなりかねません。

人の手による更新が増えるほど、入力ミスや更新漏れのリスクも高まります。例えば、配送時間の入力を誤ったり、配送時間に変更があった際に配車表の更新を忘れてしまったりすると、現場での混乱やクレームにつながる可能性もあります。手作業の多さは、そのままヒューマンエラーのリスクにつながる点に注意が必要です。

機能面の制約

エクセルの配車表には、機能面での制約がある点もデメリットといえます。

エクセルには、ルート最適化やリアルタイムでの位置情報共有といった機能は備わっていません。そのため、「どの順序で回れば最も効率的か」「どの車両にどの案件を割り振ると全体の稼働が最適になるか」といった計算は、配車担当者が頭の中や別のツールを使って行う必要があります。

また、クラウドストレージを併用すれば複数人での閲覧や編集はできますが、同時編集時の競合や上書き、誰がいつどのような変更を行ったかといった履歴管理は、標準機能だけでは十分とはいえません。データの集計や過去実績との比較も、ピボットテーブルといった機能を使いこなせなければ手作業になりやすく、分析のハードルが高くなります。

属人化のリスク

属人化のリスクがある点も、エクセルの配車表のデメリットです。

エクセルの配車表は、作成した本人にとってはわかりやすく修正しやすくても、ほかの担当者から見ると意図が読み取りにくく、修正方法などがわかりにくい構造になっていることがあります。色分けや略語、セルの使い方などが個人の感覚に依存していると、引き継ぎの際に「このセルは何を意味しているのか」「どのように更新すればよいのか」がわかりにくいケースもあるでしょう。

結果として、「特定の担当者しか配車表を触れない」「担当者が休むと業務が回らない」といった属人化を招きやすくなります。

エクセルの配車表の限界

エクセル配車表は、一定の規模までは有効に機能しますが、業務のボリュームや要件が増えてくると、次第に限界が見えてきます。以下では、その限界を感じやすくなる3つのケースを紹介します。

業務量・複雑さが増した場合

配送量が増え、配車表の作成・更新作業の業務量や複雑さが増した場合に、エクセルの配車表では限界を感じるケースは少なくありません。

配送先の数や依頼件数が増えると、1日の配車表に記載する行数が増加し、スクロール量も多くなっていきます。手作業でセルをコピー・編集しながら更新していると、単純な転記ミスや行のずれといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。特に、毎日のように配送内容が変わる環境では、配車表の作り直しに多くの時間を取られてしまう可能性もあるでしょう。

また、時間帯指定、車両のサイズ制限、積載量の上限、ドライバーごとのスキルや休憩時間など、考慮すべき制約条件が増えてくると、どの組み合わせが最も効率的かをエクセルだけで検討するのは難しくなります。関数やマクロを駆使すれば一部を自動化できますが、その設計・保守も含めて担当者の負担が大きくなりがちです。

頻繁なルート最適化や連携が必要な場合

エクセルの配車表では、頻繁なルート最適化や在庫データとの連携が必要になってきた際にも、限界を感じやすくなります。

「できるだけ走行距離を短くしたい」「ドライバーの拘束時間を抑えたい」といったニーズに応えるには、ルート最適化の仕組みが欠かせません。しかし、エクセルは表計算ソフトであり、複数の制約条件を考慮した経路探索や、リアルタイムの交通情報を反映した再計算といった用途には不向きです。

また、在庫管理システムや受注システムと連携して、最新の受注情報をもとに自動で配車案を作成したい場合も、エクセルだけでは対応が難しくなります。CSVデータのエクスポート・インポートでデータ連携を行うことはできるかもしれませんが、手順が煩雑になりやすく、運用上のミスが発生するリスクも高まります。

複数人の利用や履歴管理が必要な場合

複数人の利用や履歴管理が必要になった場合も、エクセルの配車表の限界を感じやすくなります。

配車表を複数人で更新する場合、誰がどのタイミングでどのセルを変更したのかを正確に把握するのは容易ではありません。クラウドストレージを使って同時編集はできても、上書きや競合が起きた際の原因追跡には限界があります。結果として、「気づかないうちに情報が書き換えられていた」「古いファイルをもとに現場が動いてしまった」といったトラブルも発生しかねません。

さらに、過去の配車表を活用して、ルートや便構成の見直し、ドライバーの稼働状況の分析などを行いたい場合も、エクセルでは1ファイルずつ開いて確認する必要があり、分析のハードルが高くなります。監査対応や品質管理の観点も考慮すると、変更履歴や承認プロセスまで含めて管理できる専用システムのほうが適しているケースも多いといえます。

配車表に含めるべき項目

エクセルで配車表を作成する際は、運行や配送の判断に必要な情報を漏れなく整理しておくことが重要です。含めておきたい主な項目としては、以下の項目が挙げられます。

＜配車表の主な記載項目＞

• 日付

• 車両情報

• ドライバー名

• 配送先の名称・住所・連絡先

• 荷物の内容

• 配送時間帯

 これらを一覧化しておくことで、「いつ」「どの車で」「誰が」「どこへ」「何を」「どの時間帯に」配送するのかを関係者が共有しやすくなります。

併せて、備考欄を設けておくと、時間指定の詳細や置き配の有無、受取人への連絡メモ、現場で発生した特記事項などを残すことも可能です。備考欄があることで、ドライバー間の引き継ぎや、後から配車表を振り返る際にも、文脈や注意点を把握しやすくなります。

エクセルで配車表を作る際のポイント

エクセルで配車表を作成する場合、一覧化して読みやすくなるようにするためのいくつかのポイントがあります。

例えば、配車表の構成単位は、「1日分」や「1週間分」など、自社の運行サイクルに合わせて設計しましょう。1日あたりの便数が多い場合は1日1シート、週単位での傾向を見たい場合は1週1シートなど、運用しやすい単位を選ぶのがおすすめです。

また、シートの横軸に車両情報、ドライバー名、時間帯、配送先（住所）、荷物の情報といった項目を並べることで、一覧性を高められます。

加えて、行や列が増えても重要な情報を見失わないように、ウィンドウ枠の固定やフィルター機能を活用することも有効です。車両情報やドライバー名など、重要な列を固定しておけば、スクロールしても基準となる情報を見失いにくくなります。

■エクセルの配車表のイメージ

エクセルで配車表を作る際の注意点

エクセルで配車表を運用する場合、いくつかの注意点があります。

例えば、ミスや抜け漏れを防ぐためには、入力ルールや書式をあらかじめ決めておくことが必要です。配送先などはプルダウンリストから選択できるようにしておくと、表記ゆれや入力ミスを減らせます。

また、入力漏れにすぐに気づけるように、必須記載項目にはセルの色やコメントで目印を付けておくようにするのも重要です。加えて、作成ミスを防いで日々の運用を楽にするために、フォーマットだけを用意した「テンプレート行」や「テンプレートシート」も作っておきましょう。

配車表のテンプレートの活用法

配車表を最初から設計するのが難しい場合は、既存のテンプレートを活用するのがおすすめです。以下では、テンプレートの探し方と選び方、カスタマイズのポイントを紹介します。

無料テンプレートの探し方と選び方

エクセルの配車表の無料テンプレートを探す場合は、「テンプレート」「配車」「運行管理」といったキーワードを組み合わせて検索し、自社で使いやすそうなテンプレートを探します。トラックの台数や配送形態など、自社の実態に合ったものを候補としてピックアップするとよいでしょう。

候補が見つかったら、項目の有無や列の並びを確認し、そのまま使えるか、どの程度の修正が必要かを検討します。シンプルすぎるテンプレートは後から列を増やす手間がかかり、複雑すぎるテンプレートは現場で使われなくなるリスクがあります。また、無料のテンプレートでも使用方法によっては著作権侵害になる可能性があるため、ライセンスや利用の条件を確認した上でダウンロードすることも重要です。

テンプレートのカスタマイズのポイント

テンプレートを導入したら、自社の車両数・配送先数に合わせて行数やシート数を増減するなど、実際の運用に合わせたカスタマイズが必要です。使わない行や列は削除し、必要な行や列だけを追加することで、現場で扱いやすいボリュームに整えられます。

また、印刷して現場で利用する場合は、用紙サイズや印刷レイアウトも忘れずに調整しましょう。A4サイズ1枚で1日の全体像が把握できるか、ドライバーが現場で確認しやすいかといった観点から、フォントサイズや余白も含めて整えることが大切です。実際にドライバーや現場担当者に見てもらい、「これなら使えそうか」を確認しながらブラッシュアップしていくことをおすすめします。

伊藤忠テクノソリューションズの「OptyLiner」で配車表作成を効率化できる

エクセル配車表は、一定の規模までは有効に機能しますが、配送先や依頼件数が増え、ルートの見直しが頻繁に発生するようになると、専用の配車・ルート最適化システムの導入を検討する段階に入ります。そのようなニーズに応えるソリューションのひとつが、伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）が提供する「OptyLiner」です。

ここでは、「OptyLiner」ならではの特長を詳しく解説します。

一般的な配車システムと「OptyLiner」の違い

一般的な配車システムと「OptyLiner」の決定的な違いは、計算完了までの圧倒的な速度と、現場担当者が行う「手直し」にかかる時間の大幅な削減にあります。

・圧倒的な計算スピード

TriValue社の配送データ134件を用いた検証結果によると、同条件で競合製品が約23分29秒を要するところ、「OptyLiner」はわずか6秒で結果を出力しました。

手作業と比較してルート作成時間を95％削減、受注機会を30％向上させた実績があり、直前の変更にも即座に対応できます。

・現場での「手直し」時間の短縮

物流会社と共同開発した直感的なインターフェースを採用しており、地図上でドラッグ＆ドロップによるルートの微調整が可能です。競合製品で約30秒かかる手動修正も、「OptyLiner」は即時反映できます。

・業界特有の複雑な条件への柔軟性

家具・建材・家電・ネットスーパーなど幅広い業界に対応できる柔軟なパラメータ設計を採用しており、業界ごとのカスタマイズ開発は不要です。組立作業時間・組立スキル・時間外労働規制など、業種固有の制約条件も標準で設定できます。

「OptyLiner」とAI配車の違い

「OptyLiner」は広義の「自動配車システム」に含まれますが、一般的な「AI配車」とは技術的なアプローチが異なります。

・数理最適化と量子コンピュータの融合

多くのAI配車システムが機械学習で最適解を予測するのに対し、「OptyLiner」は「数理最適化」と「量子コンピュータ」を組み合わせることで、国内最高レベルの処理速度を実現しています。これにより、組み合わせが爆発的に増える複雑なルート計算を瞬時に解くことが可能です。

・人間の知見をリアルタイムで反映できる設計

多くのAI最適化ツールは条件を構造化しきれず、結局は人間が長時間修正するという実態があります。

「OptyLiner」は自動計算による最適化にとどまらず、負荷分散・出発時間・配送順序といった固有の要件を担当者が即時に手動修正できる設計で、人間の判断と最新技術を融合させている点が特長です。

自社の配車表を見直し、必要に応じて効率化を検討しよう

エクセルの配車表は、導入しやすくカスタマイズ性も高いため、まずは配車情報を一覧化したいという段階には適したツールです。一方で、配送先や依頼件数、考慮すべき条件が増えてくると、更新にかかる時間やミスのリスク、属人化といった課題が顕在化してきます。

そのような兆候が見え始めたら、業務量や要件に応じて、専用システムへの移行を検討するタイミングかもしれません。まずは、自社の配車表の現状を棚卸しし、「何にどれだけ時間がかかっているのか」「どこまでをエクセルで、どこからをシステムで行うべきか」を整理してみてはいかがでしょうか。

配車表作成の効率化には、専用の配車・ルート最適化システムの活用が有効です。伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）の「OptyLiner」は、大量・複雑なルートも数秒で精緻に計算でき、頻繁なルート再設計の効率化に適しています。

「OptyLiner」に関する詳しい資料は、以下よりダウンロードできますので、ぜひご覧ください。